Mentre stavo facendo ricerche, attraverso le pagine Web della rete, per trovare un soggetto che valesse la pena di essere discusso, ho trovato un articolo contenente 8 grandi “Raccomandazioni per Migliorare la Comunicazione” (Swiss Re Center for Global Dialog – Centro per il Dialogo Globale della Swiss Re). Poiché la comunicazione è – innanzitutto – ciò che stiamo cercando di fornire ai clienti in tutto il mondo, pensavo che l’argomento meritava un certa attenzione; in considerazione del fatto che avevamo già evidenziato alcuni di questi punti nei nostri blog precedenti… il che afferma chiaramente il nostro livello di competenza in materia.
Le 8 “Raccomandazioni per Migliorare la Comunicazione” fornite dal Centro Globale per il Dialogo della Swiss Re sono le seguenti:
- Mantenete la calma e un ambiente di comunicazione aperta;
- Incoraggiate una nuova persona – Fate dei commenti positivi quando un membro della squadra inesperto deve svolgere un compito;
- Fornite sempre un cenno verbale – Mentre state ascoltando è importante dare un’indicazione verbale per far comprendere che avete capito e che state reagendo;
- Parlate in maniera semplice – utilizzate delle piccole parole, articolate dei pensieri semplici e fate delle domande;
- Generalmente parlando, verbalizzare è buono, ma è meglio verbalizzare sempre di più;
- In un ambiente multi linguistico, un elevato livello di comunicazione è più efficace quando eseguito in lingua nativa;
- Quando un incarico che non richiede parole, deve essere eseguito mentre si sta verbalizzando, eseguitelo usando meno parole possibili;
- Utilizzate una fraseologia standard – specialmente quando l’oratore e l’ascoltatore sono fisicamente lontani l’uno dall’altro.
Certamente questo potrà sembrare normale, ma la normalità viene veramente seguita quotidianamente? No poiché – sfortunatamente – il cervello umano prova sempre a complicare le situazioni pensando che “sembrerà” più intelligente. Tuttavia, essere “più intelligente” spesso significa essere in grado di interagire in maniera “semplice” per assicurarsi che tutti possano capire. Per ottenere questo, amici miei, ci vuole tempo, esperienza ed intelligenza!
Lasciateci quindi spiegare le raccomandazioni sopra menzionate ed il motivo per il quale sono fondamentali per la vostra attività.
1. Mantenete la calma e un ambiente di comunicazione aperta.
Questo punto è estremamente importante. Un ambiente di comunicazione aperta e senza stress può aumentare lo spirito di squadra e la motivazione. E’ il modo più efficace per ottenere un “ambiente lavorativo favorevole” che lavorerà in maniera più efficiente in termini di sviluppo e di produzione. Secondo la Benefito.net (http://benefitof.net/benefits-of-open-communication/) un ambiente di comunicazione aperta fornisce i seguenti benefici:
- Risolve i conflitti;
- Migliora il successo;
- Aumenta il livello di attenzione;
- Favorisce gli impegni.
2. Incoraggiate una nuova persona – Fate dei commenti positivi quando un membro della squadra inesperto deve svolgere un compito.
Ora, quale individuo non ama essere lodato per un lavoro ben fatto? Nessuno che io conosca! Gli esseri umani hanno bisogno di sentirsi riconosciuti, apprezzati e valorizzati; fa parte della nostra natura umana. Ricordatevi che “quando un lavoro ben fatto non viene riconosciuto, ne risentono la motivazione e il morale, ma anche la ritenzione. Viviamo in un ambiente concorrenziale e i professionisti che non vengono apprezzati potrebbero molto probabilmente cercare un pascolo più verde e appagante.” (http://talentmgt.com/articles/view/the_importance_of_positive_feedback)
3. Fornite un cenno verbale – Mentre state ascoltando è importante dare un’indicazione verbale per far comprendere che avete capito e che state reagendo.
Questo punto non è troppo difficile da interpretare, ma è tuttavia indispensabile per la vostra attività. Fate vedere ai vostri pari che state prestando attenzione mentre parlano. Fategli vedere che state pensando all’importanza del loro discorso. Questo genere di reazione potrà soltanto garantire la motivazione dell’oratore e sarà quindi in grado di completare il suo discorso senza sentirsi a disagio e senza tralasciare eventuali importanti informazioni, ciò che potrebbe succedere se sentisse di aver perso il suo pubblico.
4. Parlate in maniera semplice – utilizzate delle piccole parole, articolate dei pensieri semplici e fate delle domande.
Questo è veramente uno dei miei punti preferiti. Ho insistito ripetutamente su questo argomento, attraverso un gran numero dei miei blog.
“Dato che i membri del suo staff imparano i concetti che gli vengono insegnati in maniera diversa, dovreste essere in grado di spiegare i concetti rilevanti, in modo tale che il membro meno esperto del gruppo possa capirli.” (http://www.importanceofcommunication.org/corporate-communications/) Dopotutto, che importanza ha comunicare se nessuno vi capisce!
5. Generalmente parlando, verbalizzare è buono, ma è meglio verbalizzare ancora di più.
Esprimersi attraverso l’utilizzo delle parole è buono, ma più siete in grado di esprimervi in modo efficace e più impatto avrete sul vostro pubblico. Mai tralasciare nulla pensando che gli altri vi stiano seguendo. Esprimetevi pienamente e fornite tutti i dettagli descrittivi possibili, per assicurarvi che tutti riescano a capirvi pienamente.
6. In un ambiente multi linguistico, un elevato livello di comunicazione è più efficace quando eseguito in lingua nativa.
La globalizzazione ha aperto le porte verso l’internazionalismo. L’internazionalismo è sinonimo di lingue e culture diverse. Essere in grado di comunicare un messaggio in modo efficiente, significa assicurarsi che tutti l’abbiano capito e… l’unico modo per ottenere questo obiettivo in un ambiente multi linguistico è di ripetere lo stesso messaggio nella lingua madre degli ascoltatori. Divertitevi con questo e assicuratevi di assumere un Gran traduttore (come Traduzioniclick)!
7. Quando un incarico che non richiede parole, deve essere eseguito mentre si sta verbalizzando, eseguitelo usando meno parole possibili.
“Essere in grado di eseguire più incarichi nello stesso tempo non esiste. Il cervello umano non esegue due incarichi contemporaneamente. Il cervello gestisce gli incarichi in maniera sequenziale, cambiando tra un incarico e l’altro. Il cervello può svolgere diversi compiti rapidamente, ciò che ci porta erroneamente a credere che stiamo facendo due cose contemporaneamente. In realtà, il cervello cambia la sua attenzione da un compito all’altro – eseguendo un solo compito alla volta.” (http://www.fnal.gov/pub/traffic_safety/files/White Paper-Distracted Driving.pdf)
Praticamente, dovete cercare di eseguire un incarico alla volta: è l’unico modo in cui riuscirete sempre a rimanere attenti e concentrati!
8. Utilizzate una fraseologia standard – specialmente quando l’oratore e l’ascoltatore sono fisicamente lontani l’uno dall’altro.
Se state facendo una conferenza telefonica o se siete impegnati in qualsiasi conversazione a distanza, assicuratevi di utilizzare delle parole standard semplici, per evitare confusione e fraintendimenti. Quello che è comunemente utilizzato nella conversazione informale è sempre capito da tutti!
In conclusione, si tratta – ancora una volta – della comprensione. Le abilità per una comunicazione efficace, dipendono strettamente dal modo in cui un messaggio viene recepito. Sviluppate, descrivete e migliorate il vostro messaggio il più possibile. Assicuratevi di utilizzare parole semplici e comuni, in modo che tutti possano capirvi in ogni momento. Fate tradurre il vostro messaggio se lavorate con diversi paesi. Mantenete un ambiente di comunicazione aperto per motivare i vostri collaboratori e lodate sempre un lavoro ben fatto! Non dimenticatevi mai: una comunicazione efficace dipende sempre dal livello di comprensione che si riesce ad ottenere.
